Network
KABAR BESUKI - Aplikasi absensi online hadir sebagai salah satu bentuk perkembangan teknologi untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola administrasi kehadiran. Dewasa ini, telah banyak opsi platform yang dapat dipilih dari aplikasi absensi bersifat online.
Mulai dari yang berbasis web hingga yang bisa diunduh melalui Android, semua bisa dimanfaatkan secara maksimal. Pada penggunaan program absensi sedemikian rupa sangat dianjurkan agar Anda hanya memakai yang terbaik sekaligus terpercaya. Sebab, absensi berkaitan pula dengan data penting perusahaan sehingga harus jelas perihal keamanannya.
Perbedaan Aplikasi Absensi Online dengan Manual
Absensi karyawan merupakan aspek penting dalam perusahaan. Setiap hari kerja, diperlukan absensi untuk administrasi perusahaan. Seluruh karyawan diharuskan untuk melaksanakan pelaporan kehadiran. Yang mana nantinya kehadiran karyawan menjadi pertimbangan dalam menghitung besaran gaji. Di samping itu, kehadiran juga sangat berpengaruh terhadap produktivitas perusahaan.
Pendataan terhadap kehadiran karyawan dapat dilaksanakan melalui aplikasi absensi online maupun manual. Terdapat perbedaan di antara kedua platform tersebut. Penggunaan aplikasi absen manual cenderung lebih memakan banyak waktu. Sebab, tidak adanya sistem elektronik yang diusutnya. Umumnya absensi manual menggunakan daftar sederhana yang memberikan informasi kehadiran karyawan.
Sementara itu, melalui aplikasi absensi online pencatatan akan lebih cepat lantaran didukung sistem elektronik. Hanya dalam satu kali klik, absensi dapat diselesaikan. Apalagi dengan hadirnya aplikasi absensi berbasis Android. Hal ini membuat para karyawan dapat segera absen cukup melalui ponsel pintar masing-masing ketika berada di kantor.
Perihal rekapitulasi, pelaksanaan absensi secara manual memungkinkan terlalu banyak penyimpanan data berbasis kertas pada perusahaan. Dalam akumulasi nantinya juga diperlukan waktu yang relatif lama. Berbeda dengan aplikasi online. Mengingat data tersimpan dalam satu file server, perhitungan kehadiran karyawan bisa dilaksanakan secara otomatis.
Yang juga menjadi perbedaan mencolok, berkaitan dengan efisiensi biaya yang harus dikeluarkan. Absensi kehadiran berbasis kertas secara manual kurang mendukung efisiensi anggaran. Sebab, dalam setiap absensi diharuskan ada kertas baru. Sedangkan jika berbasis online, hal tersebut tidak terjadi lantaran diselenggarakan menggunakan satu platform terintegrasi. Sehingga, biaya yang harus dikeluarkan cenderung lebih ekonomis.
Baca Juga: Seputar Software Akuntansi, Mulai dari Definisi Sampai Rekomendasi
Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Online
Banyak keuntungan yang melekat pada aplikasi absensi online. Pertama, lebih akurat dalam pencatatan waktu presensi. Menggunakan internet, akan terjadi sinkronisasi waktu secara lebih valid pada perangkat elektronik dengan sistem absensi. Biasanya ponsel pintar akan menunjukkan waktu otomatis yang telah diatur dengan waktu global. Hal ini mampu menciptakan kesesuaian waktu antar perangkat digital.
Keuntungan selanjutnya dari penggunaan aplikasi absensi online, yaitu cenderung lebih efisien serta hemat waktu. Pada sistem manual, riskan terjadi kegiatan titip absen. Terlebih, jika hanya ada satu mesin absen maka memicu terjadinya antrian panjang.
Menanggapi persoalan tersebut, eksistensi sistem absensi berbasis online adalah solusi yang pas. Pasalnya, absen menjadi dapat dilaksanakan dimanapun melalui ponsel sekalipun sedang meeting. Apalagi dengan adanya fitur geo tagging yang mampu mendeteksi lokasi absen karyawan, membuat kecurangan penggunaan aplikasi dapat diminimalisir.
Dari segi biaya, sistem absensi online lebih terasa efisien. Dalam sistem absensi manual perusahaan harus menyiapkan berbagai perangkat pendukung yang menyebabkan tidak efisiennya biaya. Jika karyawan tidak sedikit maka harus pula disediakan lebih dari satu mesin.
Kegiatan efisiensi dapat dilaksanakan melalui pemakaian sistem aplikasi kehadiran secara online. Tidak memerlukan perangkat absen manual, absen bisa dilaksanakan cukup memakai ponsel karyawan.
Kegiatan rekapitulasi kehadiran yang mudah juga menjadi kelebihan dari penggunaan sistem absen online. Tidak perlu menghitung satu per satu, rekapitulasi memungkinkan dilakukan secara otomatis melalui perangkat digital. Selain menghemat waktu, hal ini tentu juga menghemat tenaga.
Fitur Yang Wajib Dimiliki Aplikasi Absensi Online
Setiap platform aplikasi absensi online mempunyai keunikan fitur tersendiri. Untuk mengakomodir kebutuhan administrasi dalam absensi perusahaan, sangat dianjurkan memilih platform aplikasi yang mencakup fitur secara lengkap. Dirangkum dari berbagai sumber kredibel, terdapat fitur-fitur absensi yang wajib dimiliki oleh aplikasi kehadiran online.
Fitur yang dimaksudkan, diantaranya akses terhadap aplikasi absen yang dapat dilaksanakan kapanpun dimanapun sesuai kebutuhan pekerjaan. Kondisi ini sangat pas bagi perusahaan dengan kebijakan kerja secara fleksibel untuk karyawan yang melakukan dinas luar.
Seperti, sales, marketing, maupun teknisi. Menghemat banyak waktu, penggunaan aplikasi absen menjadikan para karyawan yang dinas luar tidak harus datang ke kantor untuk mencatat kehadiran. Terhubung dengan internet, dimanapun sistem absen bisa diakses secara mudah.
Lalu, aplikasi absensi online yang layak dipilih harus mampu mengetahui posisi pekerja dengan akurat memanfaatkan GPS. Sistem absen melalui aplikasi mampu membantu perusahaan dalam mendeteksi posisi karyawan. Hal ini sebagai bentuk konfirmasi sekaligus validasi ketika karyawan melaksanakan pekerjaan di luar kantor.
Berikutnya, sebuah platform absensi harus dapat memberikan informasi seputar jam kerja sesuai ketentuan perusahaan. Dengan begitu, para karyawan bisa datang serta pulang secara tepat waktu. Pemanfaatan aplikasi kehadiran di samping praktis juga mampu membantu perhitungan gaji karyawan berdasarkan data yang valid.
Dianjurkan pula, aplikasi wajib memiliki fitur geo tagging guna mendeteksi lokasi karyawan saat absen. Bukti absensi sedemikian rupa meminimalisir terjadinya kecurangan absensi. Cara ini membuat para karyawan sulit mangkir dari kerjaan lantaran mereka harus benar-benar berada di lokasi pekerjaan.
Baca Juga: 15 Ucapan Selamat Hari Raya Idul Fitri Paling Lucu dan Bikin Ngakak, Cocok untuk Sahabat dan Gebetan
Daftar Aplikasi Absensi Online Gratis Terpercaya
Seiring dengan berjalannya waktu, telah banyak perusahaan yang menawarkan platform aplikasi absensi online gratis. Namun, pastikan bahwa perusahaan Anda memakai aplikasi yang memang terpercaya. Utamanya perihal keamanan data.
Pemakaian aplikasi abal-abal memicu terjadinya kebocoran data yang berbahaya bagi perusahaan. Apalagi mengingat data yang masuk berkaitan dengan karyawan, selain riskan bagi perusahaan juga mengancam karyawan itu sendiri apabila tidak terproteksi.
Oleh karena itu, untuk memudahkan Anda dalam menentukan aplikasi yang pas, di bawah ini telah dirangkum jajaran rekomendasi sistem absen online.
1. Attendance by Talenta
Aplikasi absensi online Attendance by Talenta menghadirkan sistem terintegrasi untuk melakukan presensi kehadiran. Dalam menghadapi era bisnis digital, human resource manager bisa lebih mudah dalam mengelola karyawan melalui sistem absen terpadu. Berbasis mobile, karyawan bisa mengunduh aplikasi langsung melalui smartphone masing-masing.
Mengingat aplikasi ini bersifat gratis, maka Anda tidak perlu mengeluarkan bisa tambahan manakala ingin memanfaatkannya. Beragam bisnis, mulai dari bidang retail, private business, makanan maupun minuman, serta pelayanan jasa dapat menggunakan aplikasi Attendance secara mudah.
Kegiatan pengaturan terhadap shifting, absensi masuk karyawan, dan monitoring bisa dilaksanakan secara real time dalam satu aplikasi. Proses penjadwalan karyawan menjadi terasa lebih akurat, efektif, juga ringkas. Lengkapnya fitur yang tersedia juga menjadi kelebihan tersendiri dari aplikasi ini. Diantaranya, terdapat fitur live attendance yang mampu memantau lokasi karyawan memanfaatkan GPS.
2. Clockify
Aplikasi absensi online selanjutnya yaitu Clockify. Memiliki fitur time tracker, aplikasi ini mampu melacak waktu yang dipakai karyawan ketika absen. Yang mana time tracker pun dapat memudahkan pengelola perusahaan dalam mengatur jam kerja.
Waktu yang terlacak akan direkap pada timesheet lalu disusun melalui laporan guna mengetahui efektif tidaknya waktu yang dipakai karyawan. Ada pula fitur performance and project review yang bisa dimanfaatkan secara mudah untuk memantau kinerja dari karyawan. Cukup dalam satu aplikasi, beragam fitur dapat digunakan secara maksimal sehingga cenderung lebih praktis.
3. KadaLog
Aplikasi absensi online KadaLog termasuk program absensi yang fleksibel lantaran dapat dipakai untuk memenuhi kebutuhan absen akademis maupun karyawan di kantor. Bersifat user friendly, para pengguna tidak akan kebingungan dalam memanfaatkannya.
Terlebih, terdapat fitur timesheet untuk memantau kegiatan dari para karyawan. Akses terhadap aplikasi yang mudah membuat karyawan tidak mengalami kesulitan untuk memakai KadaLog. Perihal keamanan data yang masuk, Anda tidak perlu khawatir. Sebab, telah terdapat proteksi mutakhir terhadap data.
4. SmartPresence
Boleh jadi, Anda sudah tidak asing dengan eksistensi aplikasi SmartPresence. Kelengkapan fitur yang ada mendukung pengelolaan perusahaan. Fitur face recognition mampu memvalidasi data kehadiran karyawan. Lalu, fitur geo tagging berfungsi sebagai sarana untuk mengetahui posisi karyawan berada ketika merekam presensi kehadiran.
Pengajuan cut pun menjadi dapat dilakukan cukup melalui smartphone. Jika karyawan ingin melaksanakan tukar shift bisa diajukan secara mudah dengan satu aplikasi. Ada pula live support yang sangat mendukung manakala pengguna mengalami kendala teknis dalam mengakses sistem. Sehingga, saat mengalami kendala bisa segera teratasi melalui solusi yang tepat.
5. Time Clock
Pada aplikasi ini, terdapat beberapa fitur yang dapat diakses secara gratis. Diantaranya, berupa waktu dan kehadiran, jam waktu, posting pekerjaan, pelacakan pelamar, aplikasi seluler karyawan, serta penjadwalan. Mudah dikontrol serta bersifat user friendly menjadikan aplikasi ini dapat digunakan secara leluasa tanpa kendala.
6. Open Time Clock
Dengan tampilan sederhana, para karyawan tidak perlu pusing saat hendak melakukan absensi. Kendati demikian, terdapat fitur-fitur yang mampu mendukung kegiatan absensi. Seperti, manajemen waktu kehadiran karyawan. Tersedia gratis, tetapi apabila Anda ingin menggunakan seluruh fiturnya secara maksimal, tersedia opsi berbayar.
Gunakan Aplikasi Absensi Online untuk Efisiensi Kinerja Karyawan
Adanya platform penyedia sistem absensi online merupakan otomasi dalam bidang administrasi yang bermanfaat bagi perusahaan. Setiap perusahaan maupun berbagai bidang usaha baik retail maupun yang lainnya bisa menggunakannya secara maksimal guna mengefisienkan biaya.
Tidak perlu lagi menyiapkan banyak kertas juga banyak mesin absensi, operasi aplikasi kehadiran online dapat diunduh melalui ponsel karyawan. Sehingga, para karyawan dimungkinkan segera absen cukup melalui ponsel. Keakuratan data ditambah lagi kevalidan informasi absen membuat produktivitas perusahaan kian meningkat.
Akan tetapi, perlu diperhatikan agar Anda tidak menggunakan aplikasi absensi online yang tidak kredibel. Sebab, tidak terpercayanya aplikasi justru riskan bagi perusahaan pengguna. Pasalnya, terdapat ancaman berupa kebocoran data karyawan.
Berangkat dari hal tersebut, sangat dianjurkan memakai aplikasi yang memang telah terpercaya. Bisa dilihat dari track record aplikasi. Di samping itu, bisa pula tercermin dari ulasan testimoni para user sebelumnya.
Pastikan perusahaan Anda menggunakan aplikasi yang terpercaya. Sehingga, data bisa terproteksi dengan baik tanpa khawatir terjadi kebocoran data. Fungsi aplikasi pun dapat dioptimalkan sebagaimana seharusnya dengan dukungan fitur-fitur menarik.***
